Pare de perder tempo: como fazer reuniões mais eficazes

Levanta a mão quem já sobreviveu a uma reunião que poderia ter sido um email?

Longas reuniões são frequentes no Brasil, diferente de outros países, que são adeptos da praticidade e pragmatismo. Sim, se trata de algo cultural: a gente gosta mais mesmo de se reunir e conversar pessoalmente. Mas no dia a dia da empresa, é bom analisar se realmente todas as reuniões feitas são necessárias (e quanto tempo/produtividade/dinheiro estão sendo perdidos durante esses encontros). Será que essas reuniões não poderiam ter sido resolvidas por email, ligação ou, quem sabe, até pelo Whats? Se realmente elas precisarem acontecer, selecionamos algumas dicas para você fazer com que elas sejam eficazes e não se enrolem mais do que o necessário.

Se você vai conduzir a reunião, conduza de maneira eficaz. Não chegue na reunião despreparado, tenha uma PAUTA DE ASSUNTOS, e trate um a um, de acordo com o planejado. Use anotações para não deixar nada de fora e para te ajudar a priorizar os assuntos;

Tenha um OBJETIVO (ou mais de um) na reunião. Os seus colegas/clientes não podem sair da reunião sentindo que perderam tempo.

Tenha um HORÁRIO PLANEJADO para que a reunião termine. E informe os participantes disso. Mais do que uma hora não é aconselhável.

Tão importante (senão mais) do que a reunião, é a viabilização do que foi decidido nela. Então não adianta você ter uma reunião ótima e cheia de ideias, se elas não forem anotadas e organizadas para serem COLOCADAS EM PRÁTICA. Distribua as TAREFAS E PRAZOS (ainda durante a reunião para que isso aconteça).