Como é feita a gestão de cobrança? Aprenda, agora!

A gestão de cobrança é uma das áreas mais fundamentais de qualquer negócio. Isso evita a inadimplência e também o comprometimento das finanças. Logo, a cobrança deve ser bem estruturada, a fim de se evitar prejuízos e também mal-entendidos que possam colocar em risco o fluxo de caixa da empresa, comprometendo o estoque e até mesmo o pagamento de funcionários.

Nesse cenário, a gestão de cobrança tem a função de gerenciar o processo de venda, desde o momento da compra da mercadoria até o último pagamento da dívida pelo consumidor, que pode ser dentro ou fora do prazo de vencimento. 

Quer saber mais sobre como é feita a gestão de cobrança? Então, leia o artigo que preparamos e fique por dentro desse assunto!

O que é gestão de cobrança?

A gestão de cobrança é um conjunto de estratégias e práticas adotadas por empresas e organizações para recuperar pagamentos em atraso de seus clientes ou devedores. Ela envolve uma abordagem sistemática que começa com o monitoramento de contas a receber e a identificação de atrasos nos pagamentos.

A partir daí, são implementadas ações para entrar em contato com os devedores, negociar acordos de pagamento, enviar lembretes e cobranças, e, se necessário, recorrer a medidas legais para recuperar os valores pendentes.

Essa gestão é crucial para a saúde financeira de uma empresa, pois ajuda a manter o fluxo de caixa estável, minimizar perdas financeiras, reduzir o risco de inadimplência e preservar relacionamentos comerciais com os clientes. 

Além disso, a gestão de cobrança contribui para melhorar a eficiência operacional, já que permite uma alocação mais eficaz de recursos financeiros e humanos, otimizando o processo de recuperação de dívidas. Em resumo, a gestão de cobrança desempenha um papel essencial na sustentabilidade e no sucesso financeiro de uma organização.

Como fazer a gestão de cobrança?

A gestão de cobrança é um processo que envolve várias etapas e práticas para garantir que os pagamentos em atraso sejam recuperados de maneira eficiente e legal. Aqui estão os passos essenciais para fazer a gestão de cobrança:

Tenha uma política de crédito

Uma boa política de crédito cumpre o propósito de definir as regras para o cadastramento de clientes, bem como a concessão de crédito. Seus principais objetivos são contribuir para o progresso das vendas, controlar o fluxo de caixa e minimizar os riscos nesse processo. Mesmo que os quesitos citados possam sofrer alguma alteração dentro da política de crédito, conforme a demanda e a necessidade de cada empresa, sempre o intuito principal será evitar a inadimplência.

Adote um software de gestão

Um software de gestão de cobranças é uma ferramenta planejada para automatizar processos de coleta, bem como centralizar as rotinas financeiras da empresa. Com esse sistema é possível acompanhar de perto a situação de toda a carteira de consumidores.

Sendo assim, o software de gestão de cobrança possibilita à instituição várias vantagens, como redução da inadimplência, avaliação dos riscos de cada operação, minimização de fraudes nos processos, além de tornar o faturamento mais previsível. Com isso, consegue-se formular uma organização financeira sólida e robusta.

Capacite seus colaboradores

A capacitação dos funcionários para fazer as cobranças é fundamental. Isso porque, não basta investir em tecnologias de gestão e propor uma cultura de desenvolvimento do negócio, se seus colaboradores não estão engajados e qualificados nesse propósito.

Desse modo, por meio de treinamentos, palestras e reuniões internas, prepare sua equipe não apenas para o momento da recuperação de crédito, mas também para “recuperar” o cliente e torná-lo promotor, mesmo em uma situação crítica. Com essa medida, você será capaz de criar um time competente e apto a lidar da melhor forma com os processos de cobrança.

Monitore as atividades

Monitorar a concessão de crédito é de fundamental importância para as empresas, pois influencia diretamente a saúde financeira e a estabilidade do negócio. Ao avaliar criteriosamente a capacidade de pagamento dos clientes e estabelecer políticas de crédito sólidas, as empresas podem minimizar o risco de inadimplência, preservar seu fluxo de caixa, e reduzir perdas financeiras. 

Além disso, o monitoramento contínuo permite ajustar as estratégias de concessão de crédito de acordo com as mudanças nas condições econômicas e de mercado, garantindo a sustentabilidade a longo prazo e a construção de relacionamentos confiáveis com os clientes, promovendo, assim, o crescimento e o sucesso da empresa.

Invista em comunicação

Entre em contato com os devedores assim que perceber atrasos nos pagamentos. Inicie com lembretes amigáveis, como e-mails ou mensagens de texto, antes de passar para comunicações mais formais, como cartas de cobrança ou ligações telefônicas. 

Forneça informações claras aos clientes sobre políticas de pagamento e termos de crédito no momento da venda. Isso pode ajudar a evitar problemas futuros. Lembre-se que uma comunicação respeitosa é fundamental para manter um bom relacionamento com o cliente e manter a fidelidade dele.

Invista em uma boa negociação

Esteja disposto a negociar com os devedores. Pode ser necessário oferecer opções de pagamento flexíveis, descontos ou planos de parcelamento para facilitar a quitação da dívida.

Mantenha a documentação em dia

Mantenha registros detalhados de todas as interações com os devedores, incluindo datas, horários e conteúdo das comunicações. Isso pode ser útil em casos de litígios futuros.

A gestão de cobrança eficaz requer paciência, persistência e profissionalismo. É fundamental manter um equilíbrio entre recuperar os pagamentos em atraso e manter relacionamentos positivos com os clientes.

Quais os principais erros na gestão de cobrança?

Quando o assunto é erros na gestão de cobrança, alguns erros devem ser evitados. Acompanhe!

Não automatizar processos

Não utilizar sistemas de automação de cobrança é um erro comum. A automação pode agilizar tarefas repetitivas, como o envio de lembretes de pagamento, reduzindo erros humanos e melhorando a eficiência da equipe.

Não realizar análise de crédito adequada

Falhar em realizar uma análise de crédito completa antes de conceder crédito aos clientes pode levar a inadimplências frequentes. É importante avaliar a capacidade de pagamento e histórico de crédito dos clientes para minimizar riscos.

Falta de script bem estruturado

Não ter um script bem elaborado para as interações com devedores pode prejudicar a comunicação e a eficácia da equipe de cobrança. Um script claro e treinamento adequado podem melhorar a abordagem aos clientes devedores.

Falta de capacitação da equipe de cobrança

A falta de treinamento e capacitação da equipe de cobrança pode resultar em abordagens ineficazes e no tratamento inadequado dos clientes devedores. Investir em treinamento pode melhorar as habilidades de negociação e comunicação da equipe.

Ignorar regulamentações e leis

Não estar ciente das regulamentações e leis de cobrança pode levar a ações legais contra a empresa. É fundamental conhecer e seguir as leis de cobrança em vigor para evitar problemas legais.

Evitar esses erros na gestão de cobrança pode auxiliar a empresa a melhorar o processo de recuperação de dívidas, manter relacionamentos positivos com os clientes e reduzir a inadimplência.

Portanto, essas foram as principais práticas de como é feita uma boa gestão de cobrança. Agora que você já sabe quais são os passos mais relevantes a serem adotados, vale ressaltar também a importância da gestão de crédito. Por meio dela é possível reduzir a taxa de inadimplência e melhorar a previsibilidade de receita do negócio.

Gostou do artigo sobre gestão de cobrança? Então, confira também as vantagens do planejamento financeiro para ter um negócio de sucesso!