Um dos desafios do dia a dia é manter o foco. As inúmeras tarefas associadas à ansiedade em finalizá-las e à dificuldade em priorizar cada uma, faz com que seja cada vez mais exaustivo otimizar o tempo e ser mais produtivo naquilo que, de fato, importa.
Segundo o blog Supermercado Moderno, um dos mais famosos métodos para atingir um bom desempenho de produtividade é a Matriz de Eisenhower.
Ela segue 4 categorias:
1. Urgente e importante
2. Importante, mas não urgente
3. Nem importante nem urgente
4. Urgente, mas não importante
O que importa é entender as necessidades e dar foco e prioridade para as atividades que nomeamos como urgentes e importantes. E mais do que dar foco, é separá-las e principalmente, resolvê-las.
Usar esse método nos faz gastar energia para as demandas que mais precisam e assim, nos possibilitam tomar as decisões corretas, evitando retrabalho e estresse por causa da correria e confusão mental diante de tantas tarefas “desorganizadas”.
Sendo assim, o método defende que:
1. Faça imediatamente o que é urgente e importante
2. Programe-se para fazer o que é importante, mas não é urgente
3. Postergue o que não é importante nem urgente
4. Delegue o que é urgente, mas não é importante
Essa é uma simples maneira de melhorar o dia a dia, produzir mais e melhor e otimizar de forma consciente o tempo.
As alternativas abaixo foram sugeridas no site da Endeavor. Veja se sua realidade se enquadra nas opções:
- Tenho pelo menos 30 e-mails não lidos na minha caixa de entrada
- Só penso em ações de curto prazo — nada de médio ou longo
- Já usei a frase “seria bom se ele(a) também participasse dessa reunião”
- Já terminei uma conversa tendo que marcar outra, porque nada foi decidido
- Às vezes quero encontrar uma informação mas não sei se ela está no e-mail, CRM, Skype, Hangouts, Slack, Whatsapp, Trello, Asana, no meu caderno de anotações ou no post-it que deixei em cima da mesa
- Fico constantemente até as 21h ou 22h no escritório
- Já fiz uma lista de tarefas e cheguei ao fim do dia sem ter riscado nenhuma delas
- Minha agenda tem apenas compromissos que combinei com outras pessoas.
Se você se enquadrou em pelo menos uma opção acima, é importante rever seus processos de trabalho.
Fontes: Supermercado Moderno e Endeavor