Vai organizar um evento? Veja o que você precisa saber

Planeje e organize

Não acredite, nem por um minuto, que é possível organizar um evento de sucesso para a sua empresa sem planejamento e organização. Crie um arquivo, de preferência uma planilha de organização (ou então um simples check list) e coloque ali tudo o que você precisa fazer até o dia do evento.

Busque referências dos fornecedores

Escolher o fornecedor mais barato pode não ser a melhor opção. Tente juntar custo-benefício. Busque com seus conhecidos ou na internet referências das pessoas que prestarão serviços ou irão alugar materiais e equipamentos para o seu evento. Todos devem trabalhar bem para que o evento seja realizado bem. Não esqueça, além das referências, de formalizar a prestação de serviço com contratos!

O site HUB de Eventos é um aliado perfeito para você nesse sentido. Clique aqui e conheça os melhores fornecedores da área de eventos de Caxias do Sul.

Saiba quanto você pode gastar

Não apenas no total do evento, mas saiba qual seu budget para gastar com cada etapa/fornecedor. Anote todos os gastos, até os bem pequenos, no andamento do projeto do evento.

Atenção ao local

Você vai organizar uma palestra/um workshop, por exemplo. Escolha bem o local: preste atenção à localização (se é de fácil acesso, se tem estacionamento…), e observe a estrutura (se o espaço tem tudo o que você precisa para a sua apresentação, seu intervalo). É muito importante observar também se o local possui o Plano de Prevenção Contra Incêndio (PPCI), afinal a segurança de todos deve ser fundamental.

Divulgue!

Você pode criar um site para divulgar um evento ou então fazer uso apenas das redes sociais (com posts patrocinados). Divulgue bem o seu evento e direcione os patrocínios para o público correto, para evitar desperdícios de investimento. Busque formas criativas de divulgar o evento, tome cuidado para os posts não “cansarem” o seu público.

Tenha uma equipe de confiança

Não organize o evento sozinho. Trabalhe com pessoas capacitadas que possam te ajudar a colocar em prática a sua ideia. Existem empresas especializadas em planejamento de eventos, inclusive eventos corporativos e eventos de pequeno porte. Cogite a possibilidade de contratá-las.

Busque feedbacks

Para poder acertar ainda mais nos próximos eventos da sua empresa, faça algum tipo de pesquisa (que não precisa ser obrigatória) com os participantes ao final do evento. Envie um questionário de avaliação simples, que possa te dar uma boa ideia da satisfação dos participantes mas que, ao mesmo tempo, não ocupe muito tempo deles.

Já organizou algum evento e tem alguma outra dica para nós e para os outros leitores? Compartilhe!

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