Telefonia empresarial e gestão de custos fixos: entenda a relação entre elas

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A telefonia empresarial tende a ser um dos custos mais onerosos de qualquer empresa. No entanto, esse é um recurso essencial para o desenvolvimento do negócio. Por isso, é primordial saber como otimizar a eficiência desse serviço e a sua gestão de custos.

Talvez você não saiba, mas a telefonia da empresa também diz respeito às chamadas internas, realizadas entre empresas e/ou filiais. Nesse sentido, é importante contar com um serviço que considere essas características muito comuns no varejo, no setor de serviço e também indústria.

Além disso, é necessário buscar por um serviço que ofereça mais benefícios para que o seu negócio cresça de maneira sustentável.

Assim, para ajudar você a otimizar a sua gestão de custos com telefonia empresarial, preparamos este post especial. Vamos lá?

Por que a telefonia pode pesar os custos do negócio?

Você sabe qual a diferença entre custo fixo e variável? Na prática, um custo fixo é aquele que seu valor mensal tende a variar pouco ao longo dos meses. Assim, o ideal é que você busque por um plano de telefonia empresarial que evite o “efeito sanfona” dessa conta, fazendo com que ele se torne um custo fixo.

Quando a sua telefonia está com um plano que não suporta o tamanho da operação do negócio, além de ter problemas de qualidade no dia a dia, o valor da fatura tende a ter variações bruscas todo mês. Isso não é interessante para a gestão de contas do seu negócio, nem para o planejamento financeiro da empresa. Assim, a telefonia empresarial pode acabar pesando nos custos globais do seu negócio.

Como melhorar a gestão de custos com telefonia?

Para otimizar a sua gestão de custos com a telefonia empresarial é necessário ter um processo para coletar a fatura e direcioná-la para a equipe de pagamentos. Mas, isso é apenas a ponta do iceberg: é preciso enxergar essa rotina como estratégica para reduzir custos operacionais do negócio. Sendo assim, adotar algumas boas práticas de gestão de processo é primordial. A seguir, confira as nossas dicas.

Cuidado na hora de contratar o serviço

O primeiro ponto que merece atenção é entender as necessidades do seu negócio. Isso é primordial para que você contrate o plano de telefonia empresarial mais condizente com as necessidades da sua operação. Assim, é preciso trazer luz ao seu planejamento estratégico e entender como a telefonia se relaciona com ele.

Dessa forma, se houver o planejamento de um crescimento da operação, seja pelo aumento da base de clientes ou pela criação de lojas filiais, isso deve estar mapeado. Afinal, esses aspectos encarecem o valor da fatura. Além disso, demandam conexões especiais para garantir a máxima disponibilidade desse canal de comunicação.

Na hora de contratar o serviço, valide se as funcionalidades ofertadas pelo fornecedor estão em acordo com o seu planejamento estratégico. Aqui, é interessante destacar a importância de verificar a procedência do fornecedor e se os serviços também proporcionam a escalabilidade do seu negócio.

Separe as linhas por centro de custo

Como identificar quais os setores da sua loja estão consumindo mais do serviço de telefonia empresarial? Para identificar isso, é interessante dividir as linhas por centro de custo. Inclusive, essa é uma boa prática de gestão essencial para alocar os custos com telefone.

Na prática, não existe nenhum segredo para realizar essa segmentação e identificação das linhas. O importante é o que fazer após isso. É necessário colocar em ação um processo de monitoramento da evolução das despesas com telefonia em cada centro de custo. Isso vai ajudar a identificar se há algum padrão ou anomalia, podendo ser a raiz para trazer oportunidades de otimizar o uso dos recursos e economizar.

Faça a auditoria da telefonia

Após esse monitoramento, que deve ser um processo de rotina, pode ser que haja a necessidade de realizar a auditoria da telefonia empresarial. Geralmente, isso acontece quando os gestores percebem que há um desvio grande no valor das contas e nenhum motivo aparente foi identificado.

Assim, a auditoria deve ser posta em prática para identificar o que causou essa variação brusca nos custos com telefonia. Em um primeiro momento, é natural que se pense nessa ação somente quando há um aumento dos custos. Mas, isso pode ser feito também quando ocorre uma brusca redução sem que nada tenha sido feito. É necessário entender o que causou esse movimento.

Contrate uma consultoria especializada

Dependendo de como é o escopo do seu negócio, vale a pena considerar contratar uma consultoria especializada. Isso vai ajudar a sua empresa a concentrar seus esforços no seu objetivo-fim enquanto o fornecedor especializado faz o diagnóstico da sua telefonia empresarial, identificando oportunidades de melhoria e como colocar isso em prática.

Como a CDL Caxias do Sul pode ajudar a sua empresa?

Há mais de 55 anos, a CDL Caxias do Sul é referência como entidade e oferece soluções para que todo o empreendedor do varejo, de serviço e da indústria, do micro a grandes negócios, tenha mais oportunidades no mercado. Dentre os nossos serviços, temos uma solução completa em telefonia empresarial que pode ser o que falta para o seu negócio crescer ainda mais. Veja abaixo as vantagens do nosso serviço.

Ligações ilimitadas

CDL Telefonia é uma solução dinâmica que conta com ligações ilimitadas para todo Brasil, inclusive. Esse benefício é válido para qualquer operadora, tanto para telefones fixos ou móveis.

Sistema com gestão à vista

Pensando em facilitar o dia a dia do empreendedor do varejo, a CDL Telefonia também oferece um sistema gestor. Com ele, é possível ter a gestão à vista da despesa com telefonia empresarial. Assim, você conta com serviços como detalhamento das contas e abertura de chamados em qualquer hora do dia.

Atendimento personalizado

Sabemos que a telefonia empresarial é um dos principais recursos de um negócio para se contatar com clientes e fornecedores. Por isso, para garantir máxima disponibilidade dos serviços, disponibilizamos um canal direto para que você tenha atendimento personalizado e com consultores especializados.

A CDL Telefonia conta com outros recursos essenciais como a segmentação das linhas por centro de custo e de serviço de auditoria. Então, se você quiser otimizar a telefonia empresarial do seu negócio, vale a pena conhecer mais sobre as vantagens da nossa solução.

Acesse o nosso site e confira mais detalhes sobre a CDL Telefonia, e solicite o contato dos nossos consultores.

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