Ferramentas que auxiliam a gestão do tempo

Organizar melhor o tempo pode ser uma tarefa menos crítica se você utilizar ferramentas que lhe auxiliem nesse processo. O segredo é insistir até que se crie uma rotina de utilização da ferramenta. Atualmente estão disponíveis aplicativos gratuitos que facilitam o planejamento do dia a dia, além de modelos e metodologias simples de aplicar.

Veja a lista e pesquise o aplicativo ou ferramenta que mais se adequam ao seu estilo e às suas necessidades e mãos à obra!

  1. Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência): Ajuda a priorizar problemas e traçar planos de ação a partir de suas gravidades, urgências e tendências. Possibilita a quantificação de informações e pontuação de itens analisados de acordo com o grau de prioridade.
  2. Gráfico de Impacto x Esforço: Destaca a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes. Para quem é visual, é uma boa forma de programar as tarefas.
  3. GTD (Getting Things Done) ou “Fazer Acontecer”: Prioriza o planejamento. Antes de iniciar qualquer projeto, deve-se pensar nas ações que levarão a atingir o objetivo final. A metodologia se utiliza de 5 fases, chamadas de estágios de produtividade:

– Recolher: recursos, tarefas, ideias;

– Processar: analisar os inputs dando significados a eles e estabelecer compromissos;

– Organizar: colocar as informações obtidas na fase anterior em sistemas de confiança para lembrar de tudo e facilitar o acesso às informações;

– Executar: realizar as tarefas previstas;

– Revisar periodicamente: rever a estratégia e melhorar o sistema para atingir melhores resultados.

  1. Evernote: Organiza ideias off-line e seus achados online. Assim, fica fácil catalogar e acessar suas anotações quando precisar executar algo relacionado às ideias documentadas, o que faz você ganhar tempo!
  2. it: Coordena melhor o fluxo de suas tarefas, dando prioridade e organizando por clientes e projetos. Cada tarefa tem uma timeline própria e é possível a comunicação via sistema com outras áreas ou pessoas das quais você dependa para concluir uma tarefa. A ferramenta pode ser acessada por laptop e dispositivos móveis.
  3. Remember the Milk: Ajuda a controlar tarefas. O aplicativo combina calendário com listas de tarefas, entre outras funcionalidades.

Você tem mais dicas e quer compartilhar conosco suas melhores práticas para gerir o tempo?

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